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Cómo facturar a un cliente en México: datos clave y beneficios

diciembre 15, 2024

La facturación en México implica cumplir con una serie de requisitos y ofrece ventajas tanto para personas morales como físicas. Es fundamental contar con todos los datos para facturar a un clienteya que cualquier error en la información puede provocar que la factura se emita de forma incorrecta y requiera una nota de crédito como solución.

El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es un documento digital y el único medio de comprobación fiscal válido en México. Facturar a un cliente forma parte de las obligaciones tributarias que tienen las empresas y los trabajadores autónomos para justificar al fisco los ingresos percibidos por sus actividades económicas o las retenciones de impuestos realizadas.

Además de ser una obligación tributaria, ¿para qué sirve facturar? Permite mantener un registro contable actualizado, controlar las finanzas, cumplir con las disposiciones legales, contar con un instrumento de negociación o garantía en casos de conflictos, deducir impuestos y acceder a créditos o servicios financieros.

¿Qué se puede facturar?

Las personas físicas con actividad empresarial pueden facturar tanto gastos personales como empresariales. Las transacciones del negocio se registran mensualmente, mientras que las compras personales se presentan anualmente.

Deducciones mensuales: Sueldos y salarios, cuotas pagadas al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), renta de un local, pago de servicios como luz y teléfono, insumos laborales, inversiones en activos fijos, materias primas y productos para la venta o producción de bienes o servicios.

Deducciones anuales: Gastos médicos, dentales y hospitalarios, seguros médicos, colegiaturas, compras de mercancías, donativos, transporte escolar, aportaciones voluntarias al fondo de retiro y pago de impuestos locales sobre salarios.

Las personas morales no pueden facturar gastos personales. Solo pueden solicitar facturas relacionadas con deducciones por la compra de productos, servicios y mercancías para su actividad comercial. Esto incluye insumos, inversiones en acciones y títulos de valor, cuotas realizadas al IMSS y aportaciones a fondos de jubilación de sus empleados.

Los contribuyentes en el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) tienen algunos beneficios fiscales, como una tasa reducida del Impuesto Sobre la Renta (ISR). Las personas físicas no pueden deducir el ISR a través de sus compras, pero sí IVA. Las personas morales, en cambio, deducen impuestos al presentar facturas por la compra de maquinaria e inversiones necesarias para mantener sus operaciones.

¿Qué se necesita para facturar?

Para emitir una factura en México, es necesario contar con ciertos datos fiscales tanto del emisor como del receptor, así como información de la transacción o actividad. La información solicitada por el SAT para facturar a un cliente son:

firma electrónica
Certificado de Sello Digital
Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del cliente.
Nombre completo de la persona o empresa a quien se emita la factura.
Código postal del receptor.
Régimen fiscal en el que tributa el cliente.
Uso fiscal que se le dará a la factura.
DNI para los autónomos y NIF para las empresas.
Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o servicio.
Valor unitario consignado en número.
Importe total señalado en número.
Indicar si la prestación es una exhibición o en parcialidades.
Monto de impuestos trasladados o retenidos.
Forma en que se realizó el pago.
Número y fecha del documento aduanero.

Paso a paso: cómo facturar de forma online

La facturación en México ahora es digital y gratuita a través del portal web del SAT. Los pasos para facturar por primera vez son:

Ingresar al apartado “Mis cuentas” y dirigirse a “Factura fácil” y “Generar factura”.
Capturar el RFC y contraseña o e.firma.
Generar una factura e ingresar la información requerida.
Emitir el CFDI o factura electrónica oficial.
Imprimir o descargar y enviar la factura a la persona necesaria.

Además, el SAT ofrece distintos métodos de facturación como la aplicación gratuita de algún proveedor de certificación autorizado, el servicio con costo a través de un proveedor de certificación o a través de la aplicación gratuita del SAT para tu celular.

¿Cómo evitar multas por errores en facturas?

Cometer errores en las facturas es más común de lo que se piensa, pero es indispensable solucionarlos a tiempo para evitar multas del SAT. La autoridad fiscal de México ha emitido una advertencia con la fecha límite para corregir posibles errores antes de presentar la declaración anual.

El SAT hace hincapié en la importancia de rectificar cualquier equivocación en la documentación. Entre los errores más repetidos se encuentran el RFC incorrecto, datos incompletos, cálculos y métodos de pago incorrectos, inconsistencias en el cómputo de horas trabajadas, deducciones y bonificaciones, omisión de detalles sobre deducciones, servicio equivocado y más.

Una forma de evitar errores es revisar con calma y anticipación todos los datos, así como verificar la información cargada antes de aprobar y descargar la factura. Sin embargo, si se detecta una equivocación, es posible cancelar la factura y generar una nueva para que la confusión no sea arrastrada hasta la declaración de impuestos anual, ya que esto podría resultar en multas o sanciones económicas.

Fuentes